Zagadnienie dostępu do informacji publicznej jest poruszone już w ustawie zasadniczej uchwalonej w 1997 roku. W rozdziale II „WOLNOŚCI, PRAWA I OBOWIĄZKI CZŁOWIEKA I OBYWATELA” wskazano, że „Obywatel ma prawo do uzyskiwania informacji o działalności organów władzy publicznej oraz osób pełniących funkcje publiczne. (...) Prawo do uzyskiwania informacji obejmuje dostęp do dokumentów (...)”. Już z powyższego wynika, iż w dobie występujących powszechnie dokumentów w postaci elektronicznej każdy ma prawo dostępu do nich za pomocą środków elektronicznych.
Podstawowym zadaniem realizowanym przez stronę główną Biuletynu Informacji Publicznej (SGBIP) jest prezentacja informacji na temat podmiotów zobowiązanych do prowadzenia stron BIP.
Ponieważ już jesteś albo zostaniesz w przyszłości redaktorem strony podmiotowej BIP powinieneś wiedzieć, jakie ciążą na Tobie obowiązki i które z nich będziesz mógł zrealizować za pomocą SGBIP. O obowiązkach podmiotów prowadzących strony BIP możesz przeczytać w Ustawie o dostępie do informacji publicznej oraz Rozporządzeniu w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej.
Rozdział czwarty tego Rozporządzenia zawiera zapisy dotyczące przekazywania informacji niezbędnych do zamieszczenia na stronie głównej BIP. Ponieważ katalog podmiotów określony w art. 4 ust. 1 i 2 Ustawy jest katalogiem otwartym (co oznacza, że nie można stworzyć spisu wszystkich podmiotów zobowiązanych do prowadzenia stron BIP), to na SGBIP zamieszczone są jedynie informacje o podmiotach, które zgłosiły fakt prowadzenia własnej strony podmiotowej BIP (SPBIP).
Zadaniem redaktora SPBIP jest zatem przekazanie wybranych informacji o obsługiwanym przez siebie podmiocie do zamieszczenia na SGBIP, a także dbanie o ich aktualność na stronie głównej Biuletynu. Przekazywanie to odbywa się poprzez formularz dodania podmiotu, aktualizacji jego danych lub przesunięcia danych podmiotu do archiwum.
Do informacji o podmiocie prowadzącym stronę BIP zalicza się:
Dane podstawowe
nazwa podmiotu,
logo podmiotu (opcjonalnie).
Dane strony podmiotowej BIP
adres URL (czyli adres internetowy strony podmiotowej BIP),
imię i nazwisko redaktora (w przypadku wielu redaktorów wybranej osoby),
numer telefonu redakcji,
numer faksu redakcji.
Dane uzupełniające
kod pocztowy i miejscowość,
ulica,
numer domu,
numer telefonu,
numer telefaksu,
lokalizacja na mapie wskazująca położenie podmiotu.